Por dónde empezar a organizar un evento

¿Por dónde empezar a  organizar un evento? El principio se caracteriza por ser un caos: locales, invitaciones, catering,  diseño,iluminación, flores, mesas, adornos, invitados, programación… No sabemos cómo organizar todo esto de manera que cuadren todas las piezas y además contamos simplemente con una imagen mental de lo que queremos que sea el evento.

En la primera fase de creación lo que debemos hacer es un boceto de cómo ha de ser el evento teniendo en cuenta los objetivos del mismo, los medios con que contamos y el presupuesto. Así obtendremos la primera fotografía mental de lo que será el acto, que no quiere decir que sea estática, ya que irá sufriendo retoques en su maduración. Pero al menos ya tenemos un punto de referencia, sabemos lo que queremos y de los medios de que disponemos. En este punto como organizadores, nos planteamos una serie de preguntas:

  • ¿Qué me han encargado?
  • ¿Qué pretendemos transmitir y cuáles son los objetivos?
  • ¿Qué público?
  • ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo el espacio asignado?
  • ¿Cómo decoro el espacio?
  • ¿Cómo estructuro el acto?
  • Entre muchas otras…

En actos pequeños y sencillos la situación caótica es mucho más manejable, sin embargo en los grandes eventos se hace mucho más complicada. Por ello, el responsable de la organización del evento debe ser un perfecto director, que sepa bien lo que hace y lo que quiere, que tenga las ideas claras y pueda pensar con rapidez, ha de saber motivar y sobre todo explotar su capacidad imaginativa. Y lo más importante, el responsable de la organización durante esta fase, de saber ponerse en el lado de los invitados y público que seguirá el evento y preguntarse constantemente como percibirán ellos el acto porque el éxito del evento depende de ellos ya que son los que responden a nuestros objetivos.

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